Le Code du travail et les tribunaux imposent le remboursement des frais de transport des salariés, aux employeurs. Ces derniers doivent payer des indemnités pour les déplacements des employés de leur domicile à leur lieu de travail.

Les règles de remboursement

En règle générale, les employeurs doivent rembourser 50 % des dépenses des salariés en abonnement : bus, train, métro, vélo, etc. Les abonnements pris en compte sont ceux annuels, mensuels, hebdomadaires et à renouvellement tacite. D’autre part, les sociétés se basent sur les tarifs de deuxième classe.

Dans certains cas, l’entreprise peut proposer des remboursements de frais de carburant des salariés qui se déplacent en véhicule personnel.

D’après l’article R 3261-1 du Code du travail, le montant de la prise en charge doit être égal à la moitié du coût de l’abonnement et doit être mentionné dans le bulletin de paie du salarié. Cependant, il n’intègre pas le revenu imposable.

Concernant les délais, l’employeur doit verser les indemnités dans les plus brefs délais et au plus tard, le mois suivant celui où les frais ont été validés.

Les justificatifs et les raisons pour lesquelles l’employeur peut refuser le remboursement

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Afin de pouvoir bénéficier d’un remboursement des frais de déplacement, le salarié doit obligatoirement présenter des pièces justificatives de ses dépenses. Dans certaines entreprises, des accords collectifs ont été mis en place afin de définir précisément les modalités de preuve et de prise en charge des frais de transport.

D’après le Code du travail, une société ne peut refuser la prise en charge des déplacements. Néanmoins, si le salarié bénéficie déjà d’indemnités représentatives de frais, l’employeur est en droit de ne pas fournir des remboursements.

Pour information, la prise en charge concerne essentiellement les déplacements entre la résidence habituelle de l’employé et son lieu de travail. Dans le cas où celui-ci fait un trajet depuis une résidence secondaire, il ne peut exiger un remboursement de la moitié de ses dépenses. Est considéré comme résidence habituelle, celle où l’employé se loge en semaine, depuis approximativement 10 ans. Cette règle est spécifiée par l’arrêt n° 15-15986 de la chambre sociale de la Cour de Cassation, rendu le 22 juin 2016.